Ljiljana Ivetac: Organizacija događanja veliki je izazov

Ljiljana Ivetac, vlasnica je male riječke agencije 2. mjesto-LD u čijem je vlasništvu Fiumanka i koja je njezin glavni organizator. S obzirom da je ove godine održana po jubilarni, 20. put, bila je to izvrsna prilika za razgovor s alfom i omegom ove prepoznatljive regate.

Fiumanka je održana po 20. put. Koliko je zahtjevno organizirati događanje koje obuhvaća 3 regate, konferenciju, izložbe, filmske i književne večeri, zabave, koncerte, glazbene nastupe…?

Svako tko je ikada pokušao organizirati bilo kakvo događanje zna o kakvom je izazovu riječ. Fiumanka pak ima neke dodatne okolnosti koje ju čine prilično zahtjevnijom za organizaciju. Osim što je to sustav koji okuplja velik broj suorganizatora i podizvođača različitih djelatnosti, Fiumanka je u potpunosti besplatno događanje u kojem niti jedriličari niti posjetitelji ne participiraju u organizacijskim troškovima i u najvećoj je mjeri oslonjena na marketing, a manjim dijelom na javna sredstva. Tome treba dodati da se događa na otvorenom, da na vrijeme i uvjete na moru ne možemo utjecati, a preseljenje termina radi neke više sile je opcija koju bi zapravo bilo vrlo teško i financijski užasno skupo izvesti.

Ne ide uvijek baš sve po planu, kako smo si zacrtali, zar ne? Koje biste situacije naveli odnosno probleme s kojima ste se suočili tijekom organizacije tijekom ovih 20 godina? Je li do tog “propusta” došlo zbog neznanja, jer ga niste uzeli u obzir pa niste imali rezervni plan ili zbog nekih viših sila na koje niste mogli utjecati? Može li uopće svaka stavka imati rezervno rješenje?

Zapravo nikada ne ide sve po planu jer je previše faktora koji su izvan zone našeg utjecaja. Propusta uvijek ima i vjerojatno će ih uvijek i biti. Najčešće su to propusti razine da ih samo mi vidimo, no ponekad se dogode i ozbiljniji kada je potrebno preuzeti odgovornost i financijski rizik bez obzira jeste li za to izravno vi odgovorni ili netko koga ste angažirali. U počecima je to znalo biti radi nedostatka našeg iskustva, ponekad je posrijedi problem u komunikaciji među timovima, a ponekad su jednostavno u pitanju okolnosti na koje ne možemo utjecati. Uz entuzijazam, hrabrost, malo ludosti i podosta altruizma, kod takve organizacije posebno je važna sposobnost improvizacije i brze prilagodbe na neku novu okolnost.

Kako biste nekome bez iskustva objasnili korake u organizaciji odnosno što sve treba uzeti u obzir? Budući da Vi radite ovo uistinu veliko događanje, imate i svoj tim ljudi. Pretpostavljam da je važan segment  upravljanja zaposlenicima i zadacima odnosno delegiranje.

U privatnom projektu poput Fiumanke najteže je i najzahtjevnije oteti se strahu i potrebi mikromenadžeriranja i dati povjerenje suradnicima. Moram biti iskrena da nije nimalo lako prepustiti se na takav način u tuđe ruke jer iza bilo koje greške, vi ste ti koji stojite svojim poslovnim ugledom i odgovarate svojom privatnom imovinom.  Zato je posebno važno stvoriti kvalitetan tim stalnih suradnika i postaviti pred sebe i pred njih realna očekivanja. Kvalitetan tim se ne stvara preko noći i moguće ga je stvoriti samo ako je takvo i okruženje u kojem ga stvarate. Povjerenje, vrednovanje, međusobno poštovanje i uvažavanje temeljni su preduvjeti.

Uz razvoj koncepta i sva planiranja poput financija i ljudskih resursa, kada na red dolaze pozicioniranje, marketing i promidžba?

Kako završi jedna Fiumanka, praktički kreću pripreme za drugu tako da faza planiranja i razvoja koncepta počne odmah. Jesen je vrijeme kada je potrebno predati planove i početi razgovarati sa sponzorima, a promidžba je recimo posljednja faza pred realizaciju.

Kako procijeniti uspjeh događanja koje ste organizirali?

Zavisi o ciljevima koje ste si postavili i jesu li oni bili objektivno postavljeni te u kojoj mjeri ste ih uspjeli ispunili. Od očekivanog financijskog rezultata do broja posjetitelja u destinaciji, koristi za širu zajednicu, preko broja sudionika ili promjene strukture sudionika, zadovoljstva sudionika i posjetitelja, novih sadržaja pa do vidljivosti događaja i zastupljenosti u medijima. Sve su to parametri po kojima možete procijeniti uspješnost događaja. Osobni sud o tome često nije objektivan jer ste previše unutra. Ponekad ste previše kritični, ponekad premalo i emotivni ste i ranjivi u pogledu kritika. Pogled s distance je uvijek objektivniji i u procjeni uspješnosti važno je uzeti u obzir i pohvale i kritike jer samo tako događaj možete razvijati.

Komentari

komentara